Projektmanagement Methode: Agenda und Protokoll

Verbindliche Vereinbarungen zwischen Menschen sind für jedes Projekt der wichtigste Erfolgsfaktor. Solche Vereinbarungen werden, insbesondere zwischen der Auftraggeber und Auftragnehmer Seite, bzw. externen Zulieferern meistens in Form eines Vertrages geschlossen. Allerdings sind schriftliche Verträge zumeist mit einer Vielzahl an formalen Anforderungen verbunden, die Vereinbarungen kompliziert machen und spätestens, wenn „die Hausjuristen“ beider beteiligter Unternehmen jeden Vertrag zunächst prüfen müssen, wird das Treffen von verbindlichen Vereinbarungen kompliziert und zeitaufwendig. Schnelle Reaktionen auf Veränderungen im Projekt werden kaum noch möglich.

Viele Vereinbarungen, insbesondere innerhalb des Teams in Form von Besprechungen gehören ebenfalls zu den häufigsten und damit wichtigsten Koordinationsmechanismen innerhalb des Projektes. Auch wenn hier die juristische Rechtsverbindlichkeit weniger im Mittelpunkt steht, ist auch im Unternehmensinternen, bzw. Projektinternen eine Verbindlichkeit der Vereinbarungen notwendig, damit eine Koordination der Tätigkeiten der einzelnen Teammitglieder möglich ist.

Natürlich sind auch alle mündlich getroffenen Vereinbarungen verbindlich. Leider ist häufig nicht mehr nachvollziehbar was genau vereinbart wurde. Selbst wenn alle Menschen die besten Absichten haben, werden viele Vereinbarungen im häufig sehr dynamischen und stressigen Arbeitsalltag vergessen.

Das Schreiben eines Protokolls ist eine gute Möglichkeit, um Vereinbarungen über einen sehr langen Zeitraum nachvollziehbar zu machen und so die Verbindlichkeit zu erhöhen. Für den Projektleiter sind Protokolle gleichzeitig ein wichtiges Instrument, um im Zeitverlauf die jeweilige Entwicklung des Projektes auch rückwirkend nachvollziehen zu können und damit die vom Management gerne gestellten Fragen „wie ist es dazu gekommen?“, bzw. „wer hat das entschieden?“ zu beantworten.

Besprechungen, insbesondere wenn viele Menschen an ihnen beteiligt sind, neigen dazu sich in die Länge zu ziehen. Jeder der Beteiligten hat zu jedem Thema eine Meinung und jeder hat sein eigenes „Lieblingsthema“ über das er gerne redet und von dem er alle anderen überzeugen möchte. Es gibt viele verschiedene „Nebenthemen“ und die Besprechung driftet vollständig von dem eigentlichen Besprechungsthema ab. 

Das kostet sehr viel Zeit und die Aufmerksamkeit der gerade nicht betroffenen Teilnehmer verliert sich innerhalb von kurzer Zeit. Viele Mitarbeiter empfinden solche Besprechungen eine Verschwendung ihrer Zeit und nehmen nur sehr ungerne oder gar nicht an ihnen Teil. Die Teilnahme an Besprechungen ist für die meisten Teilnehmer immer eine Entscheidung zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit, bzw. eine Entscheidung darüber ob die Besprechung wichtiger ist oder die jeweiligen anderen Aufgaben, die auch zu erledigen sind.

Besprechungen, die zu einem bestimmten Termin anfangen und dann irgendwann ungeplant und zu einem unbestimmten Zeitpunkt enden, gehören zu den größten Zeitfressern im Unternehmensalltag. 

Eine Agenda, die nicht nur die Besprechungsinhalte, sondern auch die geplanten Besprechungszeiten für die jeweiligen Inhalt von vorne herein festlegt, gibt der Besprechung eine Struktur, macht das Ende einer Besprechung planbar und gibt den Besprechungsteilnehmern die Möglichkeit ihre eigene Arbeit vor und nach der Besprechung zu planen und so die Arbeit mit anderen Menschen, die nicht an der Besprechung teilnehmen, zu koordinieren. 

Eine Agenda ist natürlich nutzlos, wenn der Besprechungsleiter sich selber nicht an die eigene Agenda hält, bzw. nicht darauf achtet, dass für die einzelnen Besprechungspunkte nicht mehr Zeit verwendet wird, als in der Agenda eingeplant. Das zwingt zu einer sehr stringenten Gesprächsführung, die im Idealfall von allen Gesprächsteilnehmern mit getragen wird.

Ein einfaches Instrumentarium, das sowohl eine stringente Besprechung erleichtert, also auch die Verbindlichkeit der Vereinbarungen erhöht, liegt in einer Kombination von Agenda und Protokoll. Dafür brauchen wir nur eine Vorlage, die bei allen Besprechungen verwendet wird.

Dieses Bild zeigt eine Dokumentenvorlage. Der Aufbau des Dokumentes ist in drei Bereiche strukturiert. 

Der erste Teil beschreibt die Rahmenbedingen, die für die Besprechung gelten.

• Sowohl der Protokollführer, als auch der Besprechungsleiter werden am besten Vor der Besprechung bereits festgelegt. Das erspart den Teilnehmern die Notwendigkeit zu Beginn der Besprechung zunächst einmal der Diskussion zu lauschen, wer denn nun für diese beiden Aufgaben verantwortlich ist und wer dafür gerade keine Zeit (oder keine Lust) hat. Derjenige, der zu der Besprechung einlädt, ist meistens auch derjenige, der die Besprechung leitet.
  • Die Aufgaben der Besprechungsleitung muss nicht zwangsweise derjenige übernehmen, der die höchste Stellung innerhalb der Unternehmenshierarchie hat. Häufig ist es besser die Aufgabe einer anderen Person zu übertragen, die sich damit auf die Steuerung der Kommunikationsprozesse in der Besprechung konzentrieren kann und nicht gleichzeitig wichtige Entscheidungen treffen muss.
• Für alle Teilnehmer an der Besprechung ist es wichtig zu wissen, wer an der Besprechung teilnehmen wird. Die Frage ist hier „sind die richtigen Menschen eingeladen“. Auch die Teilnehmer sollten vorher festgelegt werden.
  • Menschen, die zwar eingeladen waren, aber an der Besprechung selber nicht teilgenommen haben – und damit an den Entscheidungen die in der Besprechung getroffen wurden nicht beteiligt waren, können dann im Protokoll kenntlich gemacht werden. 
  • Und alle Menschen, die für die Entscheidung innerhalb der Besprechung mit verantwortlich sind, sind hier sichtbar.
• Der Verteiler des Protokolls muss nicht zwangsweise mit den Teilnehmern der Besprechung übereinstimmen. Der Kreis der Personen, die von den Entscheidungen innerhalb der Besprechung betroffen sind oder informiert werden müssen, ist häufig wesentlich größer als die Menschen, die für die Besprechung notwendig sind.
  • Den Verteiler bereits vor der Besprechung bekannt zu geben und so schon einmal zu fixieren, gibt allen Teilnehmern an der Besprechung die Möglichkeit schon einmal zu überlegen, ob alle Menschen informiert werden, die auch informiert werden müssen und gleichzeitig darauf zu achten, dann nicht Menschen mit Informationen belästigt werden, die für ihre Arbeit keinen Nutzen bringen. (Das kann einen sehr wertvollen Beitrag zur Eindämmung der E-Mail Flut leisten).

Der zweite Teil dieses Dokuments wird zunächst als Agenda genutzt. Er kann anschließend als Ergebnisprotokoll weiter verwendet werden.

• Die einzelnen geplanten Besprechungspunkte werden hier als Agenda an alle Teilnehmer versendet. Gleichzeitig werden die Zeiten, die für die einzelnen Besprechungspunkte benötigt werden, hier angegeben.
  • Das gibt den Besprechungsteilnehmer die Möglichkeit zu erkennen, wie umfangreich ein Thema ist und wie lange es diskutiert werden soll. 
  • Für den Besprechungsleiter entsteht hier eine klare Vorgabe, wie lange er eine Diskussion laufen lassen soll, bevor sie zu einem Ergebnis führt.
  • Für die eingeladenen Teilnehmer, die sich für die vorher zu besprechenden Themen nicht interessieren, ergibt sich die Möglichkeit später zu der Besprechung zu kommen oder früher zu gehen, wenn sie kein Interesse an den anderen Themen haben. 
• Der Punkt „Ergebnisse“ ist natürlich, wenn die Agenda verschickt wird, leer. Er wird erst dann ausgefüllt, wenn das Protokoll während der Besprechung erstellt wird.

Der dritte Teil, die To Do Liste ergibt sich nach der Besprechung aus den Aufgaben, die sich aus den Besprechungsergebnissen ergeben.

• Natürlich besteht auch die Möglichkeit diese To Do´s bei den einzelnen Besprechungspunkten einzufügen. Das zwingt allerdings alle Leser dazu jedes Protokoll im Detail zu lesen, um zu erkennen ob sich aus den Besprechungspunkten eventuell eine Aufgabe für sie ergibt. Dieses Verfahren macht Protokolle schnell unübersichtlich, insbesondere, weil nicht jeder, für den sich aus einer Besprechung Aufgaben ergeben, auch zwangsweise bei der Besprechung anwesend sein muss. Häufig ist es ausreichend, diese Menschen über den Verteiler zu informieren. 
• Sehr häufig gehen diese To Do Informationen verloren oder werden beim Lesen übersehen. Das wiederum führt dann zu einem sehr stockenden Projektablauf.

Der Arbeitsprozess mit diesem Tool ist dann recht einfach.

1. Das Dokument wird vorab mit ausgefülltem Dokumentenkopf und Besprechungsthemen, sowie geschätzten Zeiten für die einzelnen Themen verschickt. Für alle angeschriebenen Teilnehmer besteht hier die Möglichkeit weitere Themen vorzuschlagen, ihre Teilnahme zu bestätigen, etc.
2. Finden hier weitgehende Änderungsvorschläge statt, dann kann eine zweite neue Fassung der Agenda verschickt werden. Wichtig ist, dass alle Teilnehmer vorab über die Inhalte, Termine, etc. informiert sind, so dass sie sich entsprechend vorbereiten können.
3. Während der Besprechung werden die einzelnen Besprechungspunkte in ihrer Reihenfolge und den geplante Zeiten folgend abgearbeitet. Der Protokollführer notiert die Besprechungsergebnisse während der Besprechung direkt in seinen Laptop.
4. Das Besprechungsprotokoll wird über die Verteilerlist unmittelbar nach der Besprechung an alle auf dem Verteiler genannten Menschen verschickt und steht damit allen auf der Verteilerliste ohne Zeit Verzögerung zur Verfügung.