Projektmanagement Methode: Arbeitspaketbeschreibung
Ein Arbeitspaket hat viele Namen. Es wird auch als Task oder Action Point, Activity bezeichnet. Die Bezeichnungen Tätigkeit, Aufgabe und Vorgang beschreiben meist das Gleiche. Es handelt sich um eine Aufgabe, die zur Leistungserstellung im Verlauf des Projektes abgearbeitet werden muss.
Der Begriff „Arbeitspaket“ gehört zu den unklaren Begriffen, die im Projektmanagement verwendet werden. Ein Arbeitspaket kann nur wenige Stunden dauern und von einer Person abgearbeitet werden. Es kann aber auch mehrere Wochen dauern und von einem ganzen Team erledigt werden. Es kommt einfach darauf an, was in der Projektorganisation und in der Organisation des Projektteams und in den Augen des Projektleiters sinnvoll ist.
Eine Definition von „Arbeitspaket“ lautet: Es ist die kleinste Einheit in einem Projektstrukturplan. – Also ein Projektstrukturplan Element, das auf der untersten Ebene eines Projektstrukturplanes steht. Diese Definition hilft uns aber nicht wirklich weiter. Denn das Abarbeiten dieser „kleinste Einheit“ kann auch sowohl wenige Stunden, als auch mehrere Woche dauern. Bei einigen Autoren findet sich die Ansicht, dass ein Arbeitspaket bei der Erstellung eines Netzplanes in mehrere Vorgänge unterteilt wird, andere Autoren sind der Ansicht, dass jeder Vorgang eine Arbeitspaketbeschreibung benötigt.
Etwas klarer wird die Situation, wenn wir uns bewusst werden, dass jedes Arbeitspaket einen Arbeitspaketverantwortlichen hat, der dafür verantwortlich ist, dass dieses Arbeitspaket abgearbeitet, bzw. die in dem Arbeitspaket beschriebene Leistung erstellt wird.
In dem Projektmanagement System Prince2 wird davon ausgegangen, dass der Projektleiter das Arbeitspaket einem Teilprojektleiter übergibt. Dieser arbeitet, zusammen mit seinem Team, das Paket ab und „übergibt“ das fertige Ergebnis dem Projektleiter, der es kontrolliert und dem Teilprojektleiter das nächste Paket übergibt. Die eigentliche Leistungserstellung innerhalb des Teams wird von dem Team selbständig organisiert. Hier sind die Arbeitspakete so groß, dass mehrere Personen mehrere Wochen benötigen, um die beschriebene Leistung zu erstellen. Es ist zu erwarten, dass innerhalb dieser Teilprojektteams eine weitere detaillierte Planung der Leistungserstellung in Bezug auf dieses Arbeitspaket stattfindet. Der Leistungserstellungsprozess wird innerhalb des Teams organisiert und ist unabhängig von der Steuerung durch das Projektmanagement. Diese Auffassung und dieser Umgang mit Arbeitspaketen sind bei großen Projekten, in denen es selbständig arbeitende Teilteams gibt, ausgesprochen sinnvoll.
In kleineren Projekten, in denen der Projektleiter auch das Team leitet, das die Leistungserstellung durchführt, muss die Aufteilung der Arbeitspakete kleiner sein, denn der Leistungserstellungsprozess im Detail (quasi auf Teamebene) muss von dem Projektleiter gemeinsam mit seinem Team organisiert werden. Hier ist der Projektleiter (in seiner Rolle als Teamleiter) ja für die Koordination der Arbeitsleistung jedes einzelnen Teammitgliedes verantwortlich.
Der Inhalt einer Arbeitspaketbeschreibung
Der Inhalt einer Arbeitspaketbeschreibung ist in der Literatur sehr einheitlich und hat sich in der Praxis bewährt.
- PSP-Code: Verweist auf die PSP-Nr. im Projektstrukturplan
- AP-Bezeichnung der Name des Arbeitspaketes, der mit dem Namen im Projektstrukturplan übereinstimmt. PSP-Code und AP-Bezeichnung werden auch in die Vorgangsliste und den Netzplan übernommen.
- AP-Verantwortung, ist die Verantwortung für die Umsetzung des Arbeitspaketes, insbesondere dafür, dass die Ergebnisse, also die Leistung die durch das Arbeitspaket erstellt wird, den Anforderung entsprechen. Dabei handelt es um eine Person oder eine Institution, wenn ein externes Unternehmen dieses Arbeitspaket übernommen. Die Abarbeitung des Arbeitspaketes kann dabei durch eine einzelne Person, von einem Team oder einen beauftragten Unternehmen übernommen werden.
- In dem Ziel wird beschrieben, was durch das Arbeitspaket erreicht werden soll. Diese Zielbeschreibung verweist auf ein Ziel Zielliste. Dieser Teil der Arbeitspaketbeschreibung ist nicht allgemein üblich. Den meisten Menschen fällt es leichter einen Auftrag zu verstehen, wenn sie wissen wozu sie die Leistung erstellen.
- Zeile „Inhalt“ kann auch als „durchzuführende Tätigkeiten“ bezeichnet werden. Hier wird beschrieben, welche Tätigkeiten bei der Leistungserstellung durchgeführt werden müssen. Das Arbeitspaket als kleinstes Element eines Projektstrukturplanes ist ja eine Spezifizierung der Tätigkeitsbeschreibungen der oberen Ebenen in einem PSP. In dieser Zeile erfolgt analog eine weitere Spezifizierung der Arbeitspakete. Wir könnten auch sagen: „das ist eine weitere Unterebene des Projektstrukturplanes“.
- In der Zeile „Ergebnisse“ wird beschrieben, welche Leistung innerhalb des Arbeitspaketes erstellt werden soll.
- Hier gilt wieder die Regel: so genau wie nötig, aber so einfach wie möglich. Es kommt auf die Gesamtsituation an. Wie genau muss die Beschreibung sein, wenn sie ein Badezimmer in ihrem neuen Haus durch einen Handwerker einbauen lassen. Würden Sie die Art und Farbe der Kacheln, die Sie haben wollen, beschreiben? Würden Sie die Blenden genau beschreiben, die für Schalter und Steckdosenabdeckungen genutzt werden sollen? Und die Form und Qualität der einzubauenden Duschwanne? Oder würden sie einfach nur „fertiges Badezimmer“ spezifizieren. Wie sollte aus Sicht des Handwerksunternehmens die Beschreibung sein?
- Bei der Beschreibung der Ressourcen wird aufgezeigt, welche materiellen und imateriellen Mittel benötigt werden, um die Leistung zu erstellen. Auch die Menschen, bzw. deren Qualifikationen zu Verfügbarkeiten, die für die Erstellung des Arbeitspaketes benötigt werden, werden hier aufgeführt.
- Start-, Endtermin und vielleicht noch Angaben zur Dauer und zur Zahl der benötigten PT oder der Kosten des Arbeitspaketes ergänzen die Informationen.
Eine solche Arbeitspaketbeschreibung enthält also mehr oder weniger die gleichen Informationen, die auch für das Gesamtprojekt benötigt werden. Wir können ein solches Arbeitspaket auch als Teilprojekt des Gesamtprojektes ansehen.
Wenn wir einmal annehmen, dass ein Projekt nur 100 Arbeitspakete hat und für jedes Arbeitspaket eine Arbeitspaketbeschreibung gemacht werden muss, dann ist der Aufwand, diese Beschreibungen zu erstellen, schon sehr groß. Ist dieser Aufwand sinnvoll?
Ich kenne viele erfolgreiche Projekte, für die keine einzige Arbeitspaketbeschreibung erstellt wurde und die doch zur Zufriedenheit alle Beteiligter abgeschlossen wurden. Andererseits kenne ich einige wenige Projekte, die mit einem sehr großen Aufwand vor Projektbeginn alle Arbeitspaketbeschreibungen genauestens erstellt haben und trotzdem nicht erfolgreich verlaufen sind.
Bleiben wir bei dem Beispiel mit dem Innenausbau des Badezimmers.
Wenn sie diese Aufgabe einem Handwerker auf Basis eines Werkvertrages übergeben, wird in dem Vertrag genauso eine Leistungsbeschreibung zu finden sein, wie sie in einer Arbeitspaketbeschreibung vorhanden ist. Wenn Sie also mit externen Auftragnehmern in ihrem Projekt arbeiten, wird eine „Arbeitspaketbeschreibung“ selbstverständlich sein.
Wenn der Handwerker einen Dienstvertrag hat und sie würden während des Innenausbaus als Kommunikationspartner zur Verfügung stehen, dann können sie jeden einzelnen Schritt mit dem Handwerker absprechen. Das kostet natürlich Kommunikationszeit und vielleicht entsteht zusätzliche Wartezeit, weil nicht alle benötigten Materialien vorher beschafft wurden, aber es führt mit Sicherheit zu einem Ergebnis, das genau ihren Vorstellungen entspricht. Eine ähnliche Situation war in den Projekten gegeben, die keine Arbeitspaketbeschreibungen verwendet haben. Die Leistungsersteller, in einem kleinen überschaubaren Team arbeitend, konnten jederzeit bei Unklarheiten untereinander und mit dem Auftraggeber Rücksprache halten. Je größer das Team wird und je stärker es räumlich verteilt ist, umso schwieriger, bzw. umso aufwendiger ist diese Kommunikation.
Wenn die Anweisung an den Leistungsersteller lautet: „Baue das Bad, genau wie indem Bild auf S.23 in dem Katalog von Ideal Standard“, dann kann die Arbeitspaketbeschreibung entsprechend kurz gehalten werden, weil hier eine Leistung erstellt ist, die an anderer Stelle bereits beschrieben wurde. Wenn als die Konfigurationsbeschreibung im Pflichtenheft bereits entsprechend spezifisch ist oder nur beiden Parteien bekannte Standartleistungen verwendet werden, dann ist eine Arbeitspaketbeschreibung nur begrenzt notwendig.
Auch wenn sie vertrauen in den Geschmack des Handwerkers haben, dann kann sich ihre Arbeitsanweisung auf ein „mach es, wie du es für richtig hältst“ beschränken. Wenn sich die Auftraggeber also auf den Sachverstand und die Fairness der Leistungsersteller verlassen können (oder müssen), ist eine Arbeitspaketbeschreibung nicht notwendig.
In den meisten anderen Fällen ist eine Arbeitspaketbeschreibung, wie oben dargestellt, ein gutes Instrumentarium zur Absicherung des Projekterfolges.
Wann müssen die Arbeitspaketbeschreibungen erstellt werden?
Wenn der Kunde zu Beginn des Projektes genau wissen möchte, welche Leistung er erhält, was diese Leistung kostet und wie lange der Leistungserstellungsprozess dauert, dann muss jeder Arbeitsschritt in der Planung genau durchdacht, geplant und der Aufwand berechnet werden. Jede Planabweichung verändert die Gesamtkosten, die Gesamtdauer und/oder die Leistung, die durch das Projekt erstellt wird. Die Arbeitspaketbeschreibungen müssen also extrem detailliert sein, damit Abweichungen möglichst verhindert werden. Entsprechend groß ist der Planungsaufwand.
Wenn diese drei Faktoren eher flexibel sind, dann bestimmt der Leistungserstellungsprozess, wann die Informationen vorliegen. Bei einem Hausbau muss bereits in einer sehr frühen Bauphase feststehen, wo das Badezimmer sein soll und wo die Wasseranschlüsse gemacht werden sollen. Alle Informationen der Materialien zum Innenausbau des Bades können zu einem späteren Zeitpunkt festgelegt werden. Spätestens, wenn das Material für den Innenausbau beschafft werden muss, sollten die Entscheidungen aber gefallen sein.
Wer sollte die Arbeitspaketbeschreibungen erstellen?
Die meisten Lehrbücher lesen sich so, als ob der Projektleiter die Arbeitspaketbeschreibungen selber erstellen würde. Das ist natürlich nur dann sinnvoll, wenn er über das nötige Know-how verfügt. In unserem Beispiel wird der Kunde seine Anforderungen an „ein ideales Badezimmer“ am besten kennen. Er wird aber nur in den seltensten Fällen über das Knowhow verfügen, das notwendig ist, um ein Badezimmer auszubauen. Darüber verfügt der Handwerker. Wenn der Kunde in direkter Zusammenarbeit die Arbeitspaketbeschreibung erstellen kann, dann sind die besten Ergebnisse zu erwarten. Auch hier haben wir dann eine Arbeitsteilung. Der Kunde sagt, was er gerne möchte, der Handwerker sagt, wie es gemacht wird, was es kostet und welche Ressourcen dafür benötigt werden. Meistens wird es zu einem interaktiven Prozess zwischen diesen beiden Parteien kommen, in denen zwischen Aufwand und gewünschter Leistung abgewogen wird.
