Projektmanagement Methode: Phasenmodell mit Meilensteinen

Der erste Schritt in der Projektplanung ist das Entwickeln eines Phasenmodells mit Meilensteinen. 

Dieser Planungsschritt geschieht häufig schon bei der Erstellung des Projektauftrags. Ein grobes Phasenmodell und die zugehörigen Meilensteine werden dann bereits ganz am Anfang des Projektes festgelegt. Dieses Phasenmodell hat dann meistens eine vertragsrechtliche Bedeutung. Mit dem Auftraggeber werden Meilensteine und damit Zwischenergebnisse festgelegt, bei deren Erreichen Teilzahlung erfolgen. Der Projektleiter sollte diese Phasenmodelle gegebenenfalls zur Steuerung des Leistungserstellungsprozesses verfeinern.

Innerhalb einer Projektphase erfolgt eine Leistungserstellung, d.h. Teile der in der Projektkonfiguration beschriebenen Ergebnisse werden innerhalb dieser Phase erstellt. Zur Beschreibung einer Projektphase gehört also eine Beschreibung der Tätigkeiten, die gemacht werden müssen, damit die Teilleistungen, die für den Meilenstein festgelegt werden, entstehen.

Eine Projektphase endet immer mit einem Meilenstein. Ein Meilenstein ist ein an den fertigen Ergebnissen bestimmter Zeitpunkt innerhalb des Projektes. Ein Meilenstein ist also dann erreicht, wenn die geplanten Ergebnisse fertig sind. Wurden diese Ergebnisse zu dem geplanten Zeitpunkt nicht fertig, dann verschiebt sich der Meilensteintermin bis zu dem Zeitpunkt nach hinten, bis zu dem die geplanten Ergebnisse fertig sind. Damit wird der Meilenstein zu einem Instrument des Controllings. Eine Verschiebung des Meilensteintermins zeigt, dass der Leistungserstellungsprozess nicht genau wie geplant verläuft, der Plan also entsprechend angepasst werden muss.

Eine Projektsteuerung auf der Basis von Meilensteinen unterscheidet sich in diesem wesentlichen Punkt von einem Arbeiten mit einer Timebox. Eine Timebox hat immer eine vorher festgelegte Dauer. Sie endet also immer zum festgelegten Zeitpunkt. Wenn die geplante Arbeit am Ende der Timebox nicht abgeschlossen ist, dann wird diese Arbeit auf eine spätere Timebox verschoben. Während bei der Steuerung über Meilensteine also die zu erstellende Leistung und damit die Arbeitsmenge konstant bleibt, der Endzeitpunkt aber angepasst wird, bleibt bei einer Timebox der Endzeitpunkt konstant. Angepasst wird hier die zu leistende Arbeitsmenge und damit auch die Leistung, die innerhalb der Timebox erstellt wird.

Ideal ist es, wenn Meilensteine und Phasen wie Perlen an einer Kette aufeinander folgen. In seltenen Fällen kann es sinnvoll sein, mehrere Projektphasen parallel laufen zu lassen. Diese Situation ergibt sich manchmal, wenn mehrere Teams an einem Projekt arbeiten und deren Tätigkeiten relativ unabhängig voneinander erfolgen können.

Kleine Projekte, die einen recht einfachen Leistungserstellungsprozess haben, können komplett mit einem Phasenmodell gesteuert werden. Reicht ein Phasenmodell nicht mehr aus, dann ist es häufig völlig ausreichend, wenn die Arbeitspakete innerhalb der Phasen genannt und geschätzt werden, um ein Projekt erfolgreich zu machen. 

Eine darüber hinaus gehende, detailliertere Planung wird erst dann notwendig, wenn der Leistungserstellungsprozess komplex wird und das Einhalten des Projektendtermins für den Projekterfolg entscheidend ist. 

Bei der Entwicklung eines Phasenmodells, hat die Praxis gezeigt, dass eine Projektsteuerung kaum noch möglich ist, wenn die Projektphasen länger als 6 Wochen sind. Eine Phasenlänge zwischen zwei und vier Wochen ist für die Projektsteuerung ideal. 

Die grafische Darstellung von Phasenmodellen mit Meilensteinen

Meilensteine werden zumeist als Raute dargestellt. Je nach Darstellungsform wird die Länge der einzelnen Phasen mit einem Balken verdeutlicht. Nachfolgend zwei Beispiele.

In diesem Beispiel ist das Projektmanagement als durchgehender, das Projekt über den gesamten Leistungserstellungsprozess begleitender Prozess dargestellt. In der Nutzung von Phasenmodellen ist es zumeist wenig sinnvoll die Tätigkeiten des Projektmanagements in die Phasen mit einzubeziehen. Das Phasenmodell des Projektes dient nur der Planung des Leistungserstellungsprozesses. Das Projektmanagement als unterstützender Prozess, der in der eigentlichen Leistungserstellungsphase (Durchführungsphase) primär Steuerungsaufgaben hat, sollte nicht berücksichtigt werden.

Diese Darstellung ist ein sehr gutes Beispiel für die Abbildung der Dimension „Zeit“ innerhalb eines Phasenmodells.

Phasenmodell mit Meilensteinen in einer Tabelle

Die eigentlichen Informationen zu den Phaseninhalten und Meilensteinergebnissen sind viel zu umfangreich, um sie innerhalb einer Grafik darstellen zu können. Die nachfolgende Tabelle ist eine gute und übersichtliche Lösung der Dokumentation der geplanten Phaseninhalte und Meilensteinergebnisse.

Die einzelnen Phasen und die zugehörigen Meilensteine werden nebeneinander dargestellt. Neben der Nummer der Phasen, die identisch ist mit der zugehörigen Nummer der Meilensteine, werden der Name der Phase und der Name des Meilensteines aufgeführt.

Die Tätigkeiten innerhalb der Phasen werden je nach Bedarf mehr oder weniger genau und detailliert beschrieben. Wenn neben dem Phasenmodell noch mit weiteren Instrumenten der Projektplanung gearbeitet werden soll, dann macht es wenig Sinn in der Phasenbeschreibung die Arbeitspakete aufzuführen, die dann zusätzlich im Projektstrukturplan genannt und in der Vorgangsliste weiter verarbeitet werden. Wenn nur mit einem Phasenmodell gearbeitet werden soll, kann es aber durchaus sinnvoll sein, hier die Arbeitspakete zu nennen und kurz zu beschreiben, was hier abgearbeitet werden soll.

In einer ähnlichen Form ergibt sich wie detailliert die Ergebnisse, die zu den Meilensteinen erreicht werden sollen, beschrieben werden müssen. Liegt eine komplette detaillierte Konfigurationsbeschreibung vor, reicht eine kurze Beschreibung, vielleicht ergänzt um die Nummer der Konfigurationselemente. Gibt es eine solche Konfigurationsbeschreibung nicht, dann kann es notwendig sein, jedes einzelne Ergebnis detailliert zu beschreiben. Die Beschreibung muss auf jeden Fall so genau sein, dass zweifelsfrei festgestellt werden kann, ob der Meilenstein erreicht ist.

Ist ein Meilenstein erreicht, gibt die letzte Spalte die Möglichkeit, das und den Termin, an dem er erreicht wurde, zu markieren.