Projektmanagement Methode: Umfeldanalyse

Die Umfeldanalyse wird auch als Umweltanalyse bezeichnet. 

Die Methode wird bei einer Vielzahl an Fragestellungen verwendet. Die Umweltanalyse ist damit keine ausschließlich im Projektmanagement verwendete Methode. 

Im Projektmanagement wird sie zumeist am Anfang eines Projektes verwendet. Als Ist-Analyse, bzw. Situationsanalyse dient sie der Bestimmung der Ausgangssituation des Projektes. Die Umfeldanalyse ist ein Instrument der Risikoanalyse. Als Solches werden mit ihr mögliche zukünftige Einflussfaktoren und deren Auswirkungen auf das Projekt untersucht.

 Es werden die Faktoren untersucht, von denen ein direkter oder indirekter Einfluss auf das Projekt ausgehen könnte.

Das Projektumfeld sollte zu Beginn in verschiedene Ausschnitte geteilt werden. Folgende bieten sich meistens an:

• Natürliches Umfeld (Ökologisches Umfeld)
• Technisches Umfeld
• Ökonomisches Umfeld
• Rechtlich-politisches Umfeld
• Soziokulturelles Umfeld

Diese Ausschnitte werden dann zusätzlich in interne und externe Faktoren aufgeteilt. 

• Intern: Außerhalb des Projektes und innerhalb der Organisation.
• Extern: Außerhalb des Projektes und außerhalb der Organisation.

Diese Abgrenzung ist bewusst unscharf gewählt. Der Projektleiter entscheidet, ausgehend von dem Projekt und der Situation, wie er diese Grenzen verwenden möchte. 

Auch die Abgrenzung zwischen den oben aufgezählten Feldern der Umwelt des Projektes ist nicht eindeutig abgegrenzt. Jedes dieser Felder steht für Bereiche, die das Projektteam untersuchen sollte. Innerhalb dieser Felder werden dann die einzelnen Einflussfaktoren projektspezifisch benannt. 

Das Vorgehen bei der Umfeldanalyse ist mehrstufig.

1. Welche Umweltfaktoren innerhalb der fünf Bereiche beeinflussen das Projekt? In der Umfeldanalyse werden zunächst die gegebenen Situationen und zu erwartenden Entwicklungen untersucht. Dazu werden Informationen aus der Literatur, von Messen, Internetrecherchen, Experteninterviews und ähnlichem verwendet. In diesem Schritt geht man zunächst in die Breite und versucht alle Einflussfaktoren zu ermitteln. Diese Einflussfaktoren werden in die nachfolgende Untersuchung aufgenommen. In Abhängigkeit von dem Projekt werden in einige der fünf Felder viele Einflussfaktoren – andere nur wenige, oder auch keine haben. Es kommt weniger darauf an, alle diese Felder zu füllen. Wichtig ist es, diese Bereiche gründlich zu untersuchen.
2. Welche Wirkungen erwarten Sie von den Einflussfaktoren? Mit den gefundenen Einflussfaktoren wird dann weiter gearbeitet. Hier geht die Analyse in die Tiefe. Es gilt abzuschätzen, welche möglichen Wirkungen der Einflussfaktoren auf das Projekt zu erwarten sind. Ist die Wirkung für das Projekt positiv oder negativ. Wie stark ist die erwartete Wirkung.

Die eigentliche Umfeldanalyse besteht zumeist aus einem umfangreichen Dokument. Zur Übersicht werden die Ergebnisse in einer Tabelle gesammelt. Der Aufbau der Tabelle kann dabei die folgende Form haben.

Eine andere Darstellungsform der Ergebnisse, zeigt die nachfolgende Abbildung

Eine Methode, die Umfeldanalyse in einem Team mit Hilfe eines Pin-Boards zu entwickeln, ist nachfolgend dargestellt.

Medien:

Pin-Board (und viele Moderationskarten einmal halbiert – sonst ist der Pin-Board zu klein).

Vorgehen als Teamarbeit:

1. Schreiben Sie das Projekt in die Mitte
2. Notieren Sie die Umweltfaktoren, bzw. Faktoren die das Projekt beeinflussen, kreisförmig um die Karten in der Mitte (auf ½ Moderationskarten)
3. Überlegen Sie, welche Einflussfaktoren von diesen Umweltfaktoren ausgehen (auf ½ Moderationskarten). Verbinden Sie die Karten mit den Umweltfaktoren durch Feile mit den Einflussfaktoren, die von den Umweltfaktoren ausgehen.
4. Schreiben Sie die erwarteten Wirkungen der Einflussfaktoren auf. (Moderationskarten oder direkt auf die Unterlage)
5. Kennzeichnen Sie die erwartete Wirkung dieser Einflussfaktoren als positiv (+++ bis +) oder negativ (— bis -).
6. Entwickeln Sie aus den Ergebnissen eine Liste Offener Punkte.