Agile Methode: Murmelgruppe (Kleingruppenarbeit)

Ein großes Thema wird zunächst in Kleingruppen von drei bis fünf Personen erarbeitet. Die kleinen Gruppen bringen ihre Diskussionsergebnisse anschließend in einem Big-Picture zusammen. 

Die Diskussion in Kleingruppen hat den Vorteil, dass jeder Teilnehmer seine Meinung einbringen kann. Die Hemmschwelle in einer Kleingruppe zu reden ist zumeist kleiner, als vor einer großen Gruppe. In der Kleingruppe kommen Ergebnisse schneller zustande, als in einer Großgruppendiskussion.

Wie geht es?

1. Der Moderator stellt das Thema vor.
2. Es werden Kleingruppen mit drei bis 5 Personen gebildet. Die Gruppen erarbeiten das Ergebnis innerhalb von 5 bis 15 Minuten. Die Diskussionszeit wird von dem Moderator vorgegeben. Die Diskussionsergebnisse werden von den Kleingruppen auf Moderationskarten notiert.
3. Der Moderator ruft die Gruppen zusammen. Ein Teilnehmer der jeweiligen Murmelgruppe stellt die Ergebnisse vor. Der Moderator sortiert die Ergebnisse auf einem Pin Board.

Agile Methode: World Cafe

Das World Cafe ist eine Moderationstechnik, bei der alle Teilnehmer in mehreren Gruppen eine Vielzahl an Themen bearbeiten. Im Gegensatz zum Open Space ist die Mitarbeit an allen Themen für die Teilnehmer möglich und erwartet. Die Themen werden an einzelnen Tischen bearbeitet. Auf jedem Tisch ist ein großes Blatt Papier, auf dem die Ergebnisse von allen Teilnehmern gesammelt werden. Für jedes Thema gibt es einen Moderator, der den neu ankommenden Gruppen die bisherigen Zwischenergebnisse präsentiert.

Ein Word Cafe dauert eine Stunde oder auch mehrere Stunden.

Wie geht es?

1. Die Themen werden vorbereitet. Für jedes Thema gibt es einen Tisch – meistens einen Stehtisch und eine Schreibunterlage auf dem Tisch, auf dem die Diskussionsergebnisse notiert werden.
2. Die Teilnehmer werden ausgelost oder wählen einen Themen-Tisch. Die Gruppen, die an dem jeweiligen Thementisch starten, sollten möglichst gleich groß sein.
3. Die Teilnehmer bearbeiten ein Thema über einen Zeitraum von 10 bis 30 Minuten.
4. Danach wechselt die Teilnehmergruppe zum nächsten Thementisch. Der Themen-Moderator (Gastgeber) stellt die bisherigen Ergebnisse kurz vor. Dann beginnt die Bearbeitung durch die Teilnehmer.
5. Die Teilnehmer bearbeiten alle Themen, bis sie wieder an ihrem ursprünglichen Tisch angekommen sind.
6. Dann werden die Ergebnisse von den Themen-Moderatoren zusammengefasst und allen Teilnehmern vorgestellt.

Agile Methode: Open Space

Die Moderationstechnik Open Space wird verwendet, wenn mit vielen Teilnehmern mehrere Themen bearbeitet werden soll. Open Space als Moderationstechnik ist geeignet, wenn alle Teilnehmer die Möglichkeit erhalten sollen, an allen Themen mitzuarbeiten, soweit ein Interesse an dem Thema besteht. Der Unterschied zum World Cafe: Alle Teilnehmer können, wenn sie wollen, an mehreren Themen teilnehmen. Sie können die Themen bearbeiten, sie sollen aber nicht. 

Da die Teilnehmer die Möglichkeit bekommen sollen, sich in verschiedenen Themen einzubringen und mitzudiskutieren, sollte die Bearbeitungsdauer bei vier Themen mindestens ein Stunde betragen. Bei einer größeren Anzahl, wenn diese sehr umfangreich sind und die Teilnehmergruppe groß, auch gerne länger.

Ein Themen Owner ist für jedes Teilthema verantwortlich. Der Themen Owner:

1. Stellt den Teilnehmern das Thema vor.
2. Moderiert die Diskussion zu dem Thema.
3. Stellt die Diskussionsergebnisse am Ende der Veranstaltung allen Teilnehmern vor.

Die Teilnehmer können frei entscheiden, an welchen Themen sie mitarbeiten. Sie können während der Themenbearbeitung zwischen den Arbeitsgruppen wechseln.

Wie geht es?

Open Space erfordert vier Vorgehensschritte:

1. Die Themen werden den Teilnehmern von dem Themen Owner vorgestellt.
2. Eine Agenda für die Themen wird festgelegt.
3. Die Themen werden von den Teilnehmern bearbeitet
4. Die Ergebnisse werden von dem Themen Owner zusammengefasst.

Agile Methode: Dialogpyramide

Mit der Dialogpyramide werden Arbeitsergebnisse schrittweise verdichtet. Alle Gruppen arbeiten an der gleichen Aufgabenstellung.

Die jeweils diskutierenden Gruppen bestehen aus 3er oder 4er Gruppen. Die Gruppen sollten nach Möglichkeit gleich groß sein.

Die Dialogpyramide besteht aus zwei bis drei Schritten.

Hilfsmittel

Pro Gruppe ein Hilfsmittel um die Diskussionsergebnisse aufzuzeichnen – am besten einen Flip Chart. Es kann aber auch ein großes Stück Papier auf dem Tisch genutzt werden, wie beim World Cafe.

In der zweiten Runde muss die Möglichkeit bestehen, diese Diskussionsergebnisse für alle Diskussionsteilnehmer sichtbar zu machen. 

Jede „Ebene“ sollte eine Diskussionszeit von mindestens 20 Minuten umfassen, so dass die Teilnehmer zunächst zu einem Ergebnis kommen müssen und dann die Ergebnisse auf Flip Chart formulieren müssen. Bei kontroversen oder schwierigen Themen ist es sinnvoll, eine Timebox für die Diskussionen zu setzen. Sonst besteht das Risiko, dass die Diskussionen sehr lang werden und / oder ergebnislos enden.

Beispiele für Aufgabenstellungen

• Wie kann unsere Organisation agiler gemacht werden?
• Welche Aufgabe sollen die früheren Projektleiter zukünftig in Projekten haben?
• Wie soll das neue Leitbild unseres Unternehmens aussehen?

Dieses Diskussionsverfahren ist also immer dann geeignet, wenn viele Menschen ein aktives Interesse an den Ergebnissen haben und in die Diskussion eingeschlossen werden sollten. 

Wie geht es?

1. Im ersten Schritt erarbeiten dreier oder vierer Gruppen ein Ergebnis für die Aufgabenstellung. Das Ergebnis wird auf einem Flip Chart festgehalten.
2. Im zweiten Schritt kommen die Mitglieder der Kleingruppen zu einer größeren Gruppe zusammen. Die Ergebnisse, die von beiden Gruppen erarbeitet wurden, werden nach einer Diskussion auf einem neuen Flip Chart zusammengefasst.
3. In einem dritten Schritt kommen jetzt alle Teilnehmer zusammen und erarbeiten, basierend auf den Ergebnissen der zweiten Ebene, ein Gesamtergebnis.

Variante für die Dialogpyramide

Die Zahl der Diskussionsteilnehmer ist allerdings – wegen der sehr großen Diskussion-End-Runde –  begrenzt. Bei über 20 Teilnehmern ist eine aktive Diskussionsteilnahme aller Menschen kaum noch möglich. 

Dann ist es sinnvoller, wenn aus jeder Diskussionsrunde nur ein oder zwei Mitglieder als Repräsentanten entsendet werden.

Agile Methode: Fishbowl-Diskussion

Die Bezeichnung „Fishbowl“ beschreibt die Sitzaufstellung der Moderationstechnik. Die Diskussionsplätze sind in der Mitte der Teilnehmer angeordnet. Die Mehrheit der Teilnehmer beobachtet die Diskutierenden. Die Diskutierenden sitzen in der Mitte, werden also von allen Seiten beobachtet, wie die Fische in einem Goldfischglas.

Alle Teilnehmer können so der Diskussion folgen. Die Zahl der Redenden ist auf die Personen begrenzt, die in dem Goldfischglas sitzen. An der Diskussion können bis zu 100 Personen teilnehmen – soweit das Goldfischglas mit Mikrofonen ausgerüstet ist.

Wie geht es?

Basis Aufbau

• In dem Goldfischglas befinden sich drei bis fünf Stühle. 
• Die Teilnehmer stehen um diese Stühle herum oder sitzen ebenfalls auf Stühlen. Bei großen Gruppen kann das Goldfischglas auch auf einer kleinen Bühne stehen.
• Es werden, der Anzahl der Stühle entsprechend, Teilnehmer benannt, die das Goldfischglas zunächst füllen. Die Teilnahme sollte natürlich freiwillig sein.
• Das Publikum hört der Diskussion zu.

Variante 1: Diskussion mit offenem Goldfischglas

• Ein Stuhl in der Mitte ist immer frei.
• Jedes Mitglied des Publikums darf diesen Stuhl jederzeit einnehmen. Dann muss ein anderes Mitglied der Diskussionsrunde seinen Stuhl räumen. Wenn die Diskutierenden sich uneinig sind, wer die Diskussion verlassen muss, dann ist der, der bereits am längsten in der Runde sitzt, verpflichtet, seinen Stuhl zu räumen.

Variation 2: Diskussion mit Zeitscheibe im geschlossenen Goldfischglas

• Alle Plätze im Goldfischglas sind besetzt.
• Wenn die Diskussionszeit abgelaufen ist, wird die ganze Gruppe der Diskussionsteilnehmer ausgetauscht und neu besetzt.
• Die Diskussionszeit sollte dann die Dauer von 10 Minuten nicht übersteigen.

Variation 3: 3-5-8  dann 5

Jeder Diskussionsteilnehmer hat eine Timebox. Danach muss er die Diskussion verlassen. Jeder Teilnehmer darf nur einmal an der Diskussion teilnehmen.

• Zum Start des Prozesses: Per Los wird entschieden, welcher der ersten drei Teilnehmer eine Zeitschiene von 3, 5  von 8  Minuten hat.
• Nach 3 Minuten verlässt der erste Teilnehmer die Diskussion. Ein neuer Teilnehmer kommt dazu, der jetzt fünf Minuten in der Diskussionsrunde bleibt.
• Nach 5 Minuten verlässt der zweite Teilnehmer der ersten Runde die Diskussion und wird durch einen neuen Teilnehmer ergänzt. Dieser neue Teilnehmer hat jetzt 5 Minuten Zeit, an der Diskussion teilzunehmen.
• Nach 8 Minuten verlässt der letzte der ersten Teilnehmerrunde die Diskussion. Ein neuer Teilnehmer bleibt in einer Timebox von 5 Minuten in der Diskussionsrunde.

Hilfsmittel für Variante 3:

• Eieruhr oder an andere Zeitmesser pro Diskussionsteilnehmer

In Variante 3 hat jeder Teilnehmer die Möglichkeit, über einen Zeitraum von 5 Minuten seine Meinung in die Diskussion einzubringen. Bei nicht so großen Gruppen kann also jeder seine Meinung einbringen. Eine solche Diskussionsrunde dauert pro Teilnehmer dann ca. 5 Minuten. Hier kommen auch Minderheiten zu Wort, ohne das ein Teilnehmer die Diskussion dominieren kann.

Agile Methode: Kommunikation in Großgruppen

Wenn mit agilen Methoden gearbeitet wird, dann vergrößert sich die Zahl der Personen, die gemeinsam kommunizieren sollen sehr schnell, sobald die Leistungserstellung von mehreren Teams durchgeführt werden und zusätzlich Nutzer, Auftraggeber und andere Stakeholder hinzugezogen werden.

Hier werden sechs Techniken vorgestellt:

• Fishbowl-Diskussion
• Dialogpyramide
• Open Space
• World Cafe
• Murmelgruppe
• Abstimmung auf einer Linie

Von der User Story zum Task

Hier wurde bewusst ein Beispiel gewählt, in der ein Task mehr als einen Story Point haben kann und auch nichts innerhalb eines Tages abgearbeitet werden kann. 

In der Literatur findet sich häufig die Forderung dass die Relation: 1 Story Point = 1 Tag eingehalten wird. Das hat ein paar Vorteile:

• Ein Task kann zwischen zwei Daily Standups erledigt werden. Wenn es zu Verzögerungen kommt, ist diese Verzögerung sofort sichtbar.
• Im Burndown Chart verläuft das Projekt genau über die Ideallinie, soweit alles funktioniert, wie geplant.
• Wenn die Zahl der Tasks durch die Zahl der Personentage geteilt wird, die in einem Sprint zur Verfügung stehen, dann kann leicht errechnet werden, ob die Arbeitsmenge zur Sprintzeit passt.

Genau dieses Vorgehen hat aber auch einige Nachteile

• Nehmen wir einmal an, wir haben ein Team von 7 Personen und eine Timebox von 20 Arbeitstagen. Das gibt dann 140 Tasks, die am Anfang eines Sprints auf dem Kanban Board sind. 
• Der Planungsaufwand für eine Timebox wird extrem groß. 
• Warum wird überhaupt in Story Points gerechnet, wenn ein Story Point = 1 Personentag ist?

Agile Methode: Kanban Board für einen Leistungserstellungsprozess

Auf diesem Kanban Board wird ein Leistungserstellungsprozess abgebildet. Diese Form des Kanban Boards spielt bei der Neuprodukterstellung nur eine untergeordnete Rolle. Bei der Durchführung von Wartungsprojekte oder im Zusammenhang mit einer Lean Produktion ist es das Mittel der Wahl um Prozesse transparent zu machen zu optimieren.

• In der ersten Spalte werden die Aufgaben (Task, Arbeitspakete) gesammelt, die abgearbeitet werden müssen. 
• In den drei nachfolgenden Spalten wird der Prozess der Leistungserstellung durchlaufen. Die einzelnen Prozessschritte können nur eine unterschiedliche Zahl an Tasks aufnehmen. In der Spalte „Freigabe“ könnte noch ein Task mehr bearbeitet werden.
• In der vierten Spalte werden die abgeschlossenen Tasks gesammelt.

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