Projektmanagement Methode: Zielstrukturplan

Das Entwickeln von Strukturplänen gehört zu den etablierten Methoden im Projektmanagement, mit denen die Übersicht in einer komplexen Situation geschaffen und erhalten werden kann.

Der Zielstrukturplan gehört zu einer der Methoden, die im Anforderungsmanagement des Projektes genutzt werden. Er gibt eine Übersicht über die Ziele, die die einzelnen Stakeholder mit dem Projekt erreichen wollen. Zumeist wird er am Anfang des Projektes erstellt. Er kann aber auch im Verlaufe des Projektes als „living Document“ weiterentwickelt werden, um im Rahmen des Änderungsmanagements den jeweils aktuellen Stand der Stakeholderziele darzustellen.

Ein Zielstrukturplan kann in einer Baumstruktur oder als Mind-Mapp dargestellt werden. Zielstrukturpläne werden in einer Teamsituation gerne am Pin-Board entwickelt. Die Ziele können auf vielfache Weise strukturiert werden. Typische Gliederungskriterien sind eine Aufteilung in:

• Ergebnisziele (Leistungsziele, Inkremente): Die Leistungen, die durch das Projekt erstellt werden sollen. (Siehe hier auch Produktstrukturplan). Prozessziele: Die Ziele, die bei der Umsetzung des Projektes erreicht werden sollen, wie z.B. die internen Prozesse, die bei dem Projekt berücksichtigt werden müssen, das Budget, das eingehalten werden muss, etc.
• Stakeholder oder Stakeholdergruppen, wie z.B. Kunden, eigenes Unternehmen, Nutzer.
• Wirtschaftliche Ziele, funktionelle Ziele, soziale Ziele, ökologische Ziele, etc.
• häufig werden diese Gliederungskriterien auch mit einander kombiniert, so dass die Zielstruktur auf mehreren Ebenen entsteht.

Es liegt in der Entscheidung des Projektleiters, die Gliederungskriterien projektspezifisch so zu wählen, dass sie für ihn und für die Zielgruppe passend sind.

Mit einem Zielstrukturplan wird dargestellt, welche Ziele sich auseinander ableiten lassen. Außerdem ergibt sich eine übersichtliche Darstellung der Gesamtanforderungen des Projektes.

Es ist sinnvoll, die einzelnen Ziele zusätzlich mit Gliederungsnummern zu versehen. Sie dienen der Referenzierung zu den Zieldefinitionen, bzw. zu der Konfigurationsbeschreibung und zur Ziel-Konflikt Matrix.

Die Zielstruktur ist lediglich eine Übersicht. Sie hat zwei Funktionen:

• Sie ermöglicht das einfache Erfassen aller Ziele, die mit einem Projekt in einem Team verfolgt werden.
• Sie gibt einen Überblick über die Projektziele. Diese Übersicht ist insbesondere bei größeren Projekten notwendig. An diesen sind viele unterschiedliche Gruppen beteiligt. Damit kommen auch viele Interessen zusammen, die bei dem Projekt verfolgt werden sollen. Über eine Zielstruktur können diese unterschiedlichen Interessen transparent gemacht und im Überblick dargestellt werden.

Die Zielstruktur ersetzt keine klar ausformulierte Zieldefinition. Sie erleichtert aber das Arbeiten während der Entwicklung von Zielen und bei der Erstellung der nachfolgenden Teilpläne.

Das Vorgehen bei der Erstellung einer Zielstruktur ist einfach. Es wird hier am Beispiel eines nach Stakeholdern gegliederten Planes erläutert.

1. Materialien: Sie benötigen ein bis zwei Pin-Boards, Nadeln, Moderationskarten unterschiedlicher Farben.
2. Überlegen Sie sich, welche Personengruppen mit dem Projekt ein Ziel verfolgen. Das werden üblicherweise Sie selber sein und der Auftraggeber. Es können in größeren Projekten auch noch viele andere Gruppen sein. Heften Sie diese Gruppen an das Pin-Board
3. Konzentrieren Sie sich auf die erste Gruppe und überlegen Sie, aus welchen Bereichen diese Gruppe eigene Ziele in Bezug auf dieses Projekt hat. Zielbereiche sind hierbei: Finanzielle-Ziele, Bekanntheits-Ziele, Ökologische-Ziele, Marketing-Ziele, etc.
4. Konzentrieren Sie sich dann auf den ersten Bereich und überlegen Sie, wie diese Ziele weiter konkretisiert werden können. Beispielsweise können Sie bei finanziellen Zielen unterscheiden zwischen: Umsatzsteigerung, Gewinnsteigerung, Deckungsbeitrag von mindestens € 3000,- oder einem Deckungsbeitrag von nicht unter 1000,-. Wenn Sie den ersten Bereich vollständig erarbeitet haben, dann gehen Sie zu dem Nächsten.
5. Wenn Sie mit der ersten Gruppe fertig sind, wechseln Sie unter Beibehaltung des Verfahrens zu der nächsten Gruppe.
6. In einem weiteren Schritt können Sie unter die jeweiligen Ziele die Kriterien für die Zielerreichung schreiben. Z.B. wenn das Ziel der Mitarbeiter lautet: Möglichst wenig Überstunden, dann können Sie dieses Ziel operationalisieren, indem Sie festschreiben: Überstunden pro Woche maximal 1,5 pro Mitarbeiter.

Habe Sie diese Aufgabe beendet, dann ist Ihr Zielstrukturplan fertig.