Projektmanagement Methode: Zielkonflikt Matrix

Die Ziel-Konflikt-Matrix wird auch als Ziel-Analyse-Matrix bezeichnet. Sie gehört zum Anforderungsmanagement und kommt zur Anwendung, wenn die Projektziele benannt sind. 

Die Zielkonflikt Matrix unterstützt den Projektleiter dabei, die Ziele des Projektes auf Widersprüchlichkeit zu überprüfen. Sie wird am besten unmittelbar nach der Zielstruktur erstellt. Wenn die Projektziele verändert werden oder neue Ziele hinzukommen, sollte auch die Ziel-Konflikt Matrix erneut überprüft werden.

Wir erwarten eigentlich, dass die Ziele, die mit einem Projekt verfolgt werden, widerspruchsfrei sind, also nicht mit einander konkurrieren. Betrachten wir uns die Aufgaben-stellungen, die mit einem Projekt gleichzeitig erreicht werden sollen, dann stellt sich häufig das Gegenteil heraus.
Diese Situation entsteht häufig dann, wenn von einem Projekt viele unterschiedliche Interessengruppen betroffen sind, die dann versuchen, ihre Vorstellungen durch das Projekt zu realisieren und alle eine Einflussmöglichkeit auf die Ziele des Projektes haben.
Haben diese konkurrierenden Ziele auch noch die gleiche Priorität, dann kann ein Projekt niemals zu einem umfassenden Erfolg führen. Ein Teilziel kann jeweils nicht erreicht werden. Der Projektleiter und das ganze Team sind damit zum Misserfolg verurteilt.

Es gibt drei Arten von Beziehungen zwischen den Zielen, die innerhalb eines Projektes verfolgt werden.

 Komplementäre Ziele: Ziel A und Ziel B ergänzen sich. Wenn Ziel A verfolgt (erreicht) wird, dann wird dadurch das Erreichen von Ziel B ebenfalls gefördert. 

Beispiele:

• Personalabbau und Kostensenkung.
• Umsatz und Gewinnsteigerung.

Unabhängige Ziele: Ziel A und Ziel B beeinflussen sich gegenseitig nicht. Ziel A kann also verfolgt werden, ohne dass Ziel B davon negativ oder positiv betroffen ist.

Beispiel:

• Es soll ein neues Software Programm eingeführt werden und gleichzeitig wird der Garten neu angelegt.

Konkurrierende Ziele (Divergierende Ziele): Ziel A und Ziel B beeinflussen sich gegenseitig. Wenn Ziel A verfolgt wird, dann wird Ziel B negativ beeinflusst oder kann überhaupt nicht erreicht werden.

Beispiel:

• Personaleinsparung und Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit.
• Erhöhung der Markenbekanntheit und Reduzierung der Marketing Kosten.

Die Beziehung der Ziele zueinander wird durch Symbole gekennzeichnet.

• Konfliktär: --
• Komplementär: ++
• Neutral: 00

Das Vorgehen bei der Ziel-Analyse-Matrix, wenn Sie die Analyse im Team durchführen wollen:

1.  Material: Ein bis zwei Pin-Boards, Moderationskarten, Nadeln
2.  Schreiben Sie alle Ziele einmal senkrecht und einmal waagerecht an den Rand des Pin-Board.
3.  Tipp: Verwenden Sie zum Aufschreiben der Ziele Moderationskarten
4.  Tipp: Stecken Sie die Moderationskarten senkrecht (also mit der schmalen Seite nach oben). Damit bekommen Sie mehr Ziele auf einen Pin-Board
5.  Gehen Sie dann die Ziele auf der senkrechten nacheinander durch und überlegen Sie sich, wie die Beziehung dieser Ziele zueinander ist.

Der Umgang mit konfliktären Zielen

Die beste Alternative besteht darin, auf eines der konfliktären Ziele zu verzichten. Häufig ist das aber aus projekt-politischen oder unternehmenspolitischen Gründen nicht möglich.

Neben dieser besten Alternative besteht noch die Möglichkeit, die Bedeutung der beiden Ziele unterschiedlich zu bewerten. In der Realität führt das aber häufig dazu, dass das Ziel mit der niedrigeren Priorität nicht realisiert wird. – Das Ergebnis ist also adäquat zu der ersten Alternative, also dem Verzicht auf dieses Ziel. Sollten sich diese beiden Alternativen als nicht durchführbar erweisen ist es für den Projektleiter empfehlenswert, diesen Konflikt zumindest in schriftlicher Form an die Entscheider zu kommunizieren und damit die Verantwortung für die Existenz dieses Konfliktes nach oben zu delegieren.

Projektmanagement Methode: Zieldefinition (SMART)

 Die Zieldefinition ist Teil des Anforderungsmanagements. 

Sie gehört zu den ersten Tätigkeiten im Projektverlauf, die in der Verantwortung des Projektleiters liegt. Der Projektleiter ist als Dienstleister nicht in der Lage die Anforderungen selber zu definieren. Diese Aufgabe kann nur von den Projektauftraggebern durchgeführt werden. Seine Verantwortung liegt darin, mit den Anforderern gemeinsam konkrete Ziele zu formulieren.

Die Ziele müssen so formuliert sein, dass sie von Auftraggebern (Kunden) und Auftragnehmern gleich verstanden werden und auch für das Projektteam, in ihrer Rolle als Leistungsersteller, eindeutig sind.
Natürlich ist es zu Beginn eines Projekts häufig nicht möglich die Ziele detailliert zu formulieren, so dass ersichtlich ist, welche Leistung am Ende des Projektes bereitgestellt wird. "So konkret wie möglich" ist hier das Kriterium, das angestrebt werden sollte. Wenn die Ziele im Projektverlauf weiter konkretisiert werden können, dann bietet das Änderungsmanagement hier die notwendigen Methoden.
Eine Anpassung und weitere Konkretisierung der Ziele im Verlauf des Projektes ist also in der Methode der Zieldefinition enthalten und natürlich gewünscht. Das Projektmanagement fordert nur, dass diese Anpassungen nachvollziehbar sind und von den Entscheidern genehmigt.
Der Zielstrukturplan bietet die Möglichkeit deutlich zu machen, wie diese Ziele auseinander abgeleitet werden und welche Leistungen (Inkremente) sich aus den einzelnen Zielen ergeben.

Die Ziele müssen in ganzen Sätzen als Fließtext formuliert werden. Stichwortartig, wie dies im Zielstrukturplan üblich ist, reicht nicht aus. Dabei ist es wichtig, diese zu Operationalisieren, d.h. es muss eindeutig überprüft werden können, ob das Ziel erreicht wurde oder nicht.

Dabei sollen die Ziele SMART formuliert sein. Diese Smart Formel steht für:

• Spezifisch: Für alle am Projekt beteiligten verständlich und konkret auf das Projekt bezogen.
• Messbar: Mit der Zieldefinition muss am Ende des Projektes überprüfbar sein ob und in welchem Umfang das jeweilige Ziel erreicht wird.
• Akzeptabel: Das Ergebnis, das durch das Ziel beschrieben wird, muss für den Kunden, den Auftraggeber und andere wichtige Stakeholder akzeptabel sein.
• Realistisch: In Rahmen des Projektes und mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen und innerhalb der zur Verfügung gestellten Zeit müssen alle Projektbeteiligten das Ziel für erreichbar halten.
• Terminierbar: Der Zeitpunkt, an dem das Ziel durch das Projekt erreicht werden wird, muss bestimmbar sein.

Legen wir die Grundsätze zugrunde, die für die Formulierung von juristischen Verträgen gelten, dann entsprechen die hier genannten Kriterien genau den juristischen Grundsätzen. Sie helfen den Auftragnehmern, die Projektleistungen entsprechend der Wünsche der Auftraggeber zu erstellen. Damit verhindern sie Probleme bei der Abnahme der Projektleistung und andere Konflikte innerhalb des Leistungserstellungsprozesses.