Projektmanagement Methode: Vorgangsliste

Die Vorgangsliste wird auch als To Do Liste, Taskliste, Task Board, Aufgabenliste, etc. bezeichnet. 

Die einfachste Form dieser Liste ist dann wohl die Einkaufliste. Hier steht, was wir alles in dem Geschäft kaufen müssen. Ebenso werden Vorgangslisten in Projekten genutzt. 

In sehr kleinen, nicht komplexen Projekten, z.B. der Renovierung eines Zimmers oder dem Umzug in eine zwei Zimmer Wohnung, ist eine solche Vorgangsliste mit einer bis drei Spalten vollkommen ausreichend für die vollständige Planung und Koordination des Projektes. 

Wird das Projekt aufwendiger, die Beteiligten mehr und die Projektdauer länger und die Leistung komplexer, dann werden auch die Vorganglisten, die benötigt werden, größer. Ich kenne ein Unternehmen, dass eine Vorgangliste verwendet, die, in Excel geführt, eine Breite von 20 Zeilen hat und über 4 Tabellen verknüpft ist.

Folgen wir dem üblichen Prozess zur Erstellung einer Vorgangsliste, dann wird mit der Entwicklung eines Phasenmodells mit Meilensteinen begonnen. Dann wird ein phasenorientierter Projektstrukturplan erstellt. Den Arbeitspaketen dieses Projektstrukturplanes werden dann die ersten beiden Spalten der Vorgangsliste entwickelt (Nr. und Vorgangsname). Die Schätzungen der Werte in den nachfolgenden Spalten erfolgen erst nachdem die Arbeitspaketbeschreibungen fertig sind.

In der Projektplanung haben Vorgangslisten meistens nur wenige Spalten. Das Beispiel zeigt eine Vorgangliste, wie sie üblicherweise in den meisten Prüfungen erwartet wird.

Manchmal wird dieser Aufbau durch die Spalte "Ressourcen" ergänzt. 

Die Dauer benennt den Zeitraum, der für den Vorgang geschätzt wird. 

Die Arbeitszeit wird meistens in Personentagen (PT) angegeben und benennt die Anzahl der Tage, die von allen Mitarbeitern, die an dem Vorgang arbeiten, geschätzt wurde.

Verknüpfungen beziehen sich auf den Leistungserstellungsprozess und bezeichnen die Abhängigkeitsbeziehungen zwischen den Vorgängen.

Frühester Anfangs-, - Endtermin bezeichnen die genauen Zeitpunkte zwischen denen der Vorgang frühestens abgearbeitet werden soll.

Auch bei den Vorgangslisten gibt es keinen Standard. Es kommt darauf an, welche Angaben der Projektleiter benötigt. Das nachfolgende Beispiel zeigt einen Ausschnitt aus einer Vorgangsliste, die in einem kleinen Projekt nicht nur zur Planung, sondern auch zur Projektsteuerung verwendet wurde.

Das Projekt wurde von 4 Personen erstellt. Diese Personen wurden für die einzelnen Arbeitspakete geplant (Plan). Der Ist-Wert bezeichnet hier die bisher geleisteten Stunden und der Rest-Wert ergibt sich aus den Stunden, die noch zur Erstellung des Arbeitspaketergebnisses aufgewendet werden müssen.