Projektmanagement Methode: Zieldefinition (SMART)

 Die Zieldefinition ist Teil des Anforderungsmanagements. 

Sie gehört zu den ersten Tätigkeiten im Projektverlauf, die in der Verantwortung des Projektleiters liegt. Der Projektleiter ist als Dienstleister nicht in der Lage die Anforderungen selber zu definieren. Diese Aufgabe kann nur von den Projektauftraggebern durchgeführt werden. Seine Verantwortung liegt darin, mit den Anforderern gemeinsam konkrete Ziele zu formulieren.

Die Ziele müssen so formuliert sein, dass sie von Auftraggebern (Kunden) und Auftragnehmern gleich verstanden werden und auch für das Projektteam, in ihrer Rolle als Leistungsersteller, eindeutig sind.
Natürlich ist es zu Beginn eines Projekts häufig nicht möglich die Ziele detailliert zu formulieren, so dass ersichtlich ist, welche Leistung am Ende des Projektes bereitgestellt wird. "So konkret wie möglich" ist hier das Kriterium, das angestrebt werden sollte. Wenn die Ziele im Projektverlauf weiter konkretisiert werden können, dann bietet das Änderungsmanagement hier die notwendigen Methoden.
Eine Anpassung und weitere Konkretisierung der Ziele im Verlauf des Projektes ist also in der Methode der Zieldefinition enthalten und natürlich gewünscht. Das Projektmanagement fordert nur, dass diese Anpassungen nachvollziehbar sind und von den Entscheidern genehmigt.
Der Zielstrukturplan bietet die Möglichkeit deutlich zu machen, wie diese Ziele auseinander abgeleitet werden und welche Leistungen (Inkremente) sich aus den einzelnen Zielen ergeben.

Die Ziele müssen in ganzen Sätzen als Fließtext formuliert werden. Stichwortartig, wie dies im Zielstrukturplan üblich ist, reicht nicht aus. Dabei ist es wichtig, diese zu Operationalisieren, d.h. es muss eindeutig überprüft werden können, ob das Ziel erreicht wurde oder nicht.

Dabei sollen die Ziele SMART formuliert sein. Diese Smart Formel steht für:

• Spezifisch: Für alle am Projekt beteiligten verständlich und konkret auf das Projekt bezogen.
• Messbar: Mit der Zieldefinition muss am Ende des Projektes überprüfbar sein ob und in welchem Umfang das jeweilige Ziel erreicht wird.
• Akzeptabel: Das Ergebnis, das durch das Ziel beschrieben wird, muss für den Kunden, den Auftraggeber und andere wichtige Stakeholder akzeptabel sein.
• Realistisch: In Rahmen des Projektes und mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen und innerhalb der zur Verfügung gestellten Zeit müssen alle Projektbeteiligten das Ziel für erreichbar halten.
• Terminierbar: Der Zeitpunkt, an dem das Ziel durch das Projekt erreicht werden wird, muss bestimmbar sein.

Legen wir die Grundsätze zugrunde, die für die Formulierung von juristischen Verträgen gelten, dann entsprechen die hier genannten Kriterien genau den juristischen Grundsätzen. Sie helfen den Auftragnehmern, die Projektleistungen entsprechend der Wünsche der Auftraggeber zu erstellen. Damit verhindern sie Probleme bei der Abnahme der Projektleistung und andere Konflikte innerhalb des Leistungserstellungsprozesses.